ERP-Einführung: Tipps für eine gelungene Software-Implementierung

Um derartige Enttäuschungen gepaart mit hohen Kosten und Mehraufwand zu vermeiden, hat der ERP-Anbieter für mittelständische Unternehmen godesys drei einfache Tipps zusammengestellt. Die Mainzer ERP-Experten raten, bei Planung, Auswahlprozess und Einführung auf eine durchdachte Vorbereitung und Offenheit zu setzen. Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der godesys AG, erklärt: „Wer bereits im Vorfeld Erwartungen und Geschäftsanforderungen genau formuliert, sich mit Zielen und Aufwand beschäftigt und sich auch nicht scheut, mögliche Schwierigkeiten und Fehler anzusprechen, kann ERP-Projekte erfolgreicher gestalten.“Die folgenden drei Tipps sollen Unternehmen dabei unterstützen, das Thema ERP-Auswahl gezielt zu adressieren und mögliche Hürden oder Fehlentscheidungen zu umgehen:

1. Prozessworkflows genau kennen und definieren

Egal wie es genannt wird: Blueprint, Designphase oder Prozessmanagement. Es dreht sich immer um den Prozessworkflow, der unumstößlich bekannt und festgelegt sein muss. Dies ist die Crux, denn zumeist tauchen bereits an diesem Punkt viele Fragen auf, die in der Folge dem Anbieter überlassen werden. Dieser steht jedoch unter Kostendruck und konzentriert sich daher bei der Prozessanalyse nur auf die Abweichungen von seiner Standardsoftware und dokumentiert diese. Für mehr steht kein Geld zur Verfügung, und so wird in der Mehrzahl der Projekte der Ist-Zustand einfach auf das neue ERP-System portiert. Häufig ließen sich bei einer ERP-Einführung Prozesse deutlich verbessern. Unglücklicherweise steht aber die Erfüllung des Pflichtenhefts im Vordergrund. Auch wenn der Projektleiter einiges im direkten Dialog pragmatisch regelt, wird eine gemeinsame Vorstellung über die Prozesse und Ziele des Projektes vor dem Start noch zu selten vermittelt. Die Verantwortung für eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse ist jedoch oberste Unternehmenspflicht und lässt sich nur sehr begrenzt delegieren. Unternehmen sollten keinem Dritten zutrauen, von firmeninternen Prozessen mehr zu verstehen als sie selbst.

2. Ziele festlegen und auf erfahrene ERP-Projektmanager setzen

Allein der Anwender kann den Business-Mehrwert einer ERP-Einführung wirklich festlegen und die Zielerreichung überwachen. Und nur das jeweilige Unternehmen kann die notwendigen organisatorischen Veränderungen durchsetzen. Anbieter können die notwendigen Voraussetzungen für erfolgreiche Änderungen bestenfalls aufzeigen. Ihnen ist es aber nicht möglich, für die Durchsetzung in der Organisation zu sorgen. Viel zu oft wird die Umsetzung organisatorischer Änderungen auf Anwenderseite nicht konsequent gesteuert. Zu häufig erwarten Unternehmenslenker zudem von Mitarbeitern aus der IT, dass sie die hausinterne Organisation automatisch mit dem ERP-Projekt auf Vordermann bringen. Allerdings verfügen diese Mitarbeiter oftmals weder über die Autorität noch Erfahrung, um hausinterne Prozessänderungen anzustoßen und zu managen. Stattdessen gilt es, einen ERP-Projektmanager einzusetzen, der über diese Kenntnisse und Erfahrungen verfügt.

3. Klarheit und Wahrheit als Erfolgsfaktoren

Vieles kann ein Anbieter erreichen, vieles kann eine Software im Standard. Problematisch ist jedoch, dass über die Erwartungshaltungen zumeist nicht klar genug gesprochen wird. Werden Erwartungen nicht erreicht, ist es für Organisationen zudem immer leichter, wenn der Schuldige außerhalb der Organisation zu finden ist. Klarheit und Wahrheit sind wesentliche Erfolgsfaktoren in ERP-Projekten. Zum Erfolg braucht es eine Arbeitsumgebung, in der Fehler angesprochen und auf einer rationalen Basis beseitigt werden. Dies erfordert sowohl vom Anbieter als auch vom Kunden einen Arbeitskodex, der nicht zur Profitmaximierung missbraucht wird.

Kontakt: www.godesys.de